על היעילות של תוכנה לניהול פרויקטים
המחשב נכנס לחיינו בשני העשורים האחרונים וכיום כל סביבת החיים שלנו היא ממוחשבת. כולנו מורגלים בהפעלת ותפעול המחשב והשימוש באינטרנט הפך לחם חוק של כל בית עסק ומקום עבודה. מסיבה זו, אין פלא שיותר ויותר מקומות עבודה הפכו את סביבת העבודה לממוחשבת. בתי עסק וארגונים משקיעים משאבים רבים בכך ואף מקיימים ימי עיון והכשרות שמטרתם להכשיר את העובדים להשתמש במחשב ככלי עבודה יעיל.
המהפכה הממוחשבת
אחד המהפכות בתחום של שימוש במחשב במקום העבודה הוא בהקשר שח ניהול פרויקטים. כניסתן של תוכנות ייעודיות שמשמשות לניהול פרויקטים מייצרות שיטות עבודה קבועות ומקובלות ומאפשרות למנהלי הפרויקטים לעקוב אחר תהליכים בעסק. המאמר הבא מסביר מהם היתרונות של שימוש בתוכנה כמו תוכנה לניהול פרויקטים בהקשר של שיפורי תהליך, תוך הכרת מקורות החיסכון וההתייעלות בכל ניהול של פרויקטים באופן שיטתי.
תבניות ארגוניות
חשוב לזכור שאמנם כל פרויקט הוא שונה מקודמו ולכל פרויקט יעדים אחרים ומטרות אחרות, אולם שיטות עבודה ואלמנטים מקצועיים, מנהליים או גם וגם חוזרים על עצמם בין פרויקט לפרויקט. בהקשר זה, זיהוי נכון של כל האלמנטים שחוזרים על עצמם מאפשר ליצור תבניות עבודה שמקלות על העובדים וחוסכות זמן יקר. שימוש בתבניות עבודה כמו למשל מסמכים, מצגות, תרשימים ודיווחים והתאמה של תהליכי העבודה לתוכנה מייצרים חיסכון אדיר במשאבים ובזמן יקר.
שימוש במאגרי המידע
את החיסכון בזמן ניתן לתעל לטובת חשיבה יצירתית, פתרון בעיות שצצות בפרויקט, טיפול בחריגים, ובעוד נושאים שיכולים לקדם את הפרויקט בצורה טובה יותר. בהקשר של הפקת לקחים ניתן לבצע הטמעה של הלקחים, יישום של השיפורים ולארגנם במאגרי המידע כך שבכל שימוש של תוכנה לניהול פרויקטים בפרויקט הבא ייושמו הלקחים בצורה טובה יותר. כך ניתן להוקיע פעולות שהוכחו כשגויות ולחזק פעולות חיוביות שהוכחו כיעילות וטובות.
הטמעה
שימוש בתוכנות כמו תוכנה לניהול פרויקטים מאפשר לא רק ללמדו מטעויות העבר, אלא גם הבטיח כי הלמידה תהיה רציפה ומתמשכת כך שכל פרויקט יהיה טוב מקודמו. בעזרת תוכנה לניהול פרויקטים ניתן לקבל החלטות בצורה נבונה יותר. בחירה של פרויקטים לאחר ניתוח עלויות ,סיכונים, סיכויים וסיום פרויקטים לפני סיום משיקולי עלות מבטיחים חיסכון והימנעות מעיסוק בפרויקטים לא רווחיים.